【1】信頼ある配信システム
トライコーンは、企業が会員に対してメール配信をするには、メール配信専門のシステムを利用することが望ましいと考えています。
メールを配信すること自体は、個人でも日常的にメールを利用しているので、市販のメールソフトを使えばできないことはないと考えがちですが、企業がメールを配信する場合、様々なリスクを考慮しておく必要があります。

メール配信にともなうリスクの一例
エラーメールアドレスへの対策
メールを配信すると、たいていの場合、その内の数パーセントはエラーメールとして送信元アドレス（Fromアドレス）に戻されます。
配信するメールの数が増えるほど、エラーメールの数も比例して多くなり、エラーメールが大量になればなるほど、自動的に処理できる仕組みが必要になってきます。
エラーメールアドレスの多いリストやデータベースは、Eメールマーケティングの効率を下げるだけではなく、 携帯電話向けのメール配信を行う場合は、配信の遅延を起こしたり、ひどい場合には配信自体を拒否されてしまうこともあります。
エラーアドレスを自動的に処理する仕組みを搭載したシステムを利用することによって、それらのリスクを回避すると同時に、メール配信サービスの効果を大きく引き上げるようになることが考えられます。

配信リストのメンテナンス
メールマガジンの読者が増えれば増えるほど、配信申込、配信の停止、配信先メールアドレスの変更などの作業が発生します。
配信リストへの追加、削除、修正が頻繁になっていくにつれて、担当者が手作業で行うことは難しくなっていきます。
読者自身が好きな時に、登録、削除、情報更新を行えるようにすることで、煩雑性を伴った作業負担を減らし、自動的に処理できる仕組みを利用することで、配信リストを安全、確実に管理できるようになり、運用の効率は向上します。

配信負荷の回避
数万通のメールを同時に配信する場合は、相応しいハードウェア、ネットワーク回線、ソフトウェアが必要になってきます。

誤配信、ウィルスメール配信の回避
企業のメール配信においては、担当者のオペレーションミスで社内向けのテストメールを配信したり、配信する時間を間違えて夜間に携帯電話に配信してしまうなどの誤配信や、ウィルスメールを添付して配信してしまうことがあってはなりません。

【2】配信するメールコンテンツの充実
配信するコンテンツの作成はもっとも重要なポイントです。
メールは一度送信したら、その送信を停止することはできません。
送信する前に、コンテンツの内容を推敲することは非常に重要です。
またコンテンツを作成した担当者一人のみではなく、複数の人数によってチェック体制を確立することで、より洗練されたコンテンツを配信できるようになります。
うっかり使ってしまいそうな表現や機種によって表示されない文字、レイアウトミスや間違った表現などを可能な限り排除することで、コンテンツを受信する会員は、安心して受信できるようになるでしょう。

コンテンツ作成のポイント
適切な内容のコンテンツ
情報の正確性、タイムリー性、配信対象の属性グループに合った情報を配信することが必要です。歳時記や年中行事などは事前のおしらせと期間中のメール配信を組み合わせたりすることで、メールの精読率向上につながることでしょう。

読み易い文面
URLの前後に半角の空白スペースを配置して文中でもクリック可能なURLに設定して置く、機種依存文字や半角カナ文字は削除するなど、電子メール特有の事情を考慮した文面を作成しておくことで、メール受信ソフトに依存せずに読み易いメールを配信できるようになります。
文章も箇条書きにするのではなく、空白行や罫線、記号を適宜挿入したり、段落構成をはっきりさせることで、読み易さは大幅に向上することでしょう。

最適なメール形式の選択
メールを受信する環境を想定しながら、テキストメール、HTMLメール、携帯電話向けメールなどを選択します。
ブロードバンドによる常時接続環境が普及しつつあるとはいえ、電子メールの利用形態は様々です。
HTMLメールの表示を禁止しているメール受信環境の場合や、文字数の制限がある携帯電話向けの配信など、メール配信サービスの運営、内容や会員の受信環境などのシチュエーションを考慮したメールの種類を選択する必要があります。

【3】的確なユーザサポート
意外に忘れががちなのが、メールマガジン会員へのサポート体制です。
配信されたメールに対して返信する会員は必ず居ると考えてください。
この返信されたメールに対して、正しく、迅速、丁寧に対応することが必要です。

ユーザサポートのポイント
読者からの問い合わせ専用の窓口（メールアドレス）を設置し、定期的にこの窓口宛てのメールを確認します。
問い合わせのメールに対しては、素早く、丁寧な返信を心がけましょう。確認に時間がかかるような質問であったり、即答が難しいような問い合わせについても、メールを受信したという確認の返事を差し上げておき、後日できる限り早い期間で返答をする必要があります。
一方的な内容のメールを送ってくる会員もいらっしゃるかもしれませんが、あくまでも落ち着いた対応をしましょう。ここで企業の顧客対応の姿勢が問われます。
メールによる問い合わせとはいえ、自社の会員（＝見込み顧客）と直接的に接する最前線の窓口であるという自覚が必要です。